TELEPHONE ENGLISH WITH INFOGRAPHIC

phone english with infographic - AMEnglish - Business English - photo by annie spratt

Useful sentences to speak on the telephone in English.

Below you will find sentences and expressions to both call and answer the telephone, including leaving and taking messages.

At the end of the post you will find an infographic compiling all the information.

It’s worth noting that when we introduce ourselves on the phone, we do not say ‘I am María’ but ‘THIS IS María’. 

CALLING

Introducing yourself

  • Hello/Good morning/afternoon, this is …. (name) from…. (company) – Hola/Buenos días/tardes, soy … de … (empresa).
  • Hello, my name’s…. (name). I’m calling from…. (company) – Hola, me llamo … Llamo de … (empresa)

Saying who you want

  • I’d like to speak to…, please. – Me gustaría hablar con …, por favor.
  • Could I have the ….. department, please? – ¿Me puede poner con el departamento … por favor?
  • Is …… there, please? – ¿Está …, por favor?

Stating reason for the call

  • I’m ringing to…. – Llamo para…
  • I’d like to…. – Me gustaría…
  • I need some information regarding… – Necesito información acerca de…

Leaving a message

  • Could you give him/her a message? – ¿Le puede dar un mensaje?
  • Can I leave him/her a message? – ¿Puedo dejar un mensaje?
  • Please tell him/her that… –  Por favor, dígale que…
  • Please ask her/him to ring me on….. (number) – Por favor, pídale que me llame al… (número)


ANSWERING THE PHONE

Taking a call

  • Hello, ……… Department/(name of company), …. (name) speaking, how can I help? – Hola, departamento de… / (nombre de empresa), (nombre) al habla. ¿Cómo puedo ayudarle?

Asking who is calling

  • May I ask who is calling please? – ¿Me puede decir quién llama, por favor?
  • Who’s calling, please? – ¿Quién llama, por favor?
  • Who shall I say it’s calling? – ¿Quién le digo que llama?

Putting someone on hold

  • Please hold – Por favor espere
  • Hang on a moment- Espere un momento
  • Just a second – Sólo un segundo
  • I’ll see if he/she is in – Veré si está

Putting a phone call through

  • I’ve got ….. on the phone for you – Tengo a … al teléfono para usted

Saying someone is not available

  • I’m sorry or I’m afraid he/she is not available / is in a meeting / not in / away travelling … – Lo siento / Me temo que no se encuentra disponible / está en una reunión / no está / está fuera viajando

Taking messages

  • Would you like to leave a message? – ¿Le gustaría dejar un mensaje?
  • Can I take a message? – ¿Me da su mensaje?
  • If you leave your name and number I’ll ask him/her to call you back – Si deja su nombre y número de pediré que le devuelva la llamada
  • Shall I ask him/her to call you back? – ¿Le pido que le llame?
  • Can I take your number please? – ¿Me puede dar su número, por favor?
  • OK, I’ll make sure he/she gets the message – OK, me aseguraré de que reciba su mensaje

Offering to help in other ways

  • Can anyone else help you? – ¿Le puede ayudar otra persona?
  • Can I help you at all? – ¿Le puedo ayudar de algún modo?
  • Would you like to speak to his/her assistant/department? – ¿Quiere hablar con su asistente/departamento?


BOTH CALLER AND RECEIVER

Asking for repetition

  • Sorry I didn’t catch … (your name, your telephone number, your company name, etc) – Perdone, no entendí… (su nombre, su número de teléfono, el nombre de su empresa, etc)
  • Sorry, could you repeat your ….? – Perdone, ¿podría repetir su…?
  • Sorry I didn’t hear/understand that. – Perdone, no oí/entendí eso.
  • Could you spell… (your name, address, company name, etc)? – ¿Podría deletrear … (su nombre, dirección, normbre de la empresa, etc)?


 

 


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You will find lots of useful vocabulary in this blog, such as COLLOCATIONS WITH THE WORD PRODUCT or differences between In the end & At the end.

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Here’s the infographic for you to download and use at work:

Telephone English - AMEnglish - Inglés de negocios en Alicante - www.amenglish.es
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